Dans cette période mouvementée de l’événementiel, le digital s’impose comme son meilleur allié. Organiser un événement digital offre aux entreprises un cadre favorable à l’innovation, à la productivité et à la compétitivité. Cette technique renforce la capacité de sélectionner pertinemment les cibles ou les participants à travers le monde. Elle offre aussi un moyen de recueillir les réactions de votre audience, vos invités ou vos clients par rapport à des services ou des produits de votre entreprise. Différente du format en présentiel, la digitalisation d’un événement joue ainsi un rôle déterminant dans votre stratégie de communication et sur votre plan marketing.

Vous planifiez un événement professionnel prochainement, mais vous hésitez encore entre le mode présentiel et digital ? Dénichez maintenant des conseils pratiques et des idées enrichissantes avant de mettre en œuvre votre stratégie événementielle.

Quel budget pour organiser un événement digital ?

De nouvelles tendances de communication se dessinent à présent dans le monde de l’événementiel. Pour mieux comprendre l’intérêt dans le digital, les entreprises doivent porter une attention particulière à leur relation clientèle, à l’entretien de leur communauté ou à la liaison avec leurs collaborateurs à distance. Les événements digitaux offrent des solutions judicieuses du fait qu’ils s’adressent, selon vos préférences, à une audience illimitée ou à un nombre restreint d’invités. L’événementiel digital propose d’ailleurs une multitude d’animations et de décors pour captiver le public à travers l’habillage graphique d’un évent.

Organiser une conférence digitale, un séminaire en ligne ou un team building à distance constitue une alternative moins coûteuse. Si l’organisation d’un événement physique nécessite un budget alloué aux transports, aux hébergements et à la restauration, celle du digital permet de minimiser les dépenses de votre entreprise et de vos participants. La visioconférence ou la diffusion en streaming live offre une plateforme idéale pour rencontrer des collaborateurs ou d’éventuels clients sans devoir se déplacer.

Au cas où votre événement exigerait la présence en personne de certains intervenants, vous pourrez opter pour un événement hybride qui est le mix du physique et du virtuel. Ainsi, votre entreprise pourra procéder à la captation vidéo dans vos locaux ou à la location plateau TV. Ces solutions coûtent beaucoup moins cher que la location pure d’une grande salle pour accueillir les participants. Dans le cadre des évents digitaux, il suffit de confier votre projet à une agence événementielle digitale, et elle s’occupera de tous les aspects : réalisation vidéo, conception de contenu, animation, outils d’interactivité, diffusion en streaming, régie technique, etc.

Organiser un événement digital : avec quels moyens ?

Grâce à l’usage du support numérique, l’organisation d’un événement sur le web ou les réseaux sociaux offre des perspectives innovantes aux générations confondues. Facile à manipuler, ces outils apporteront via le live un partage d’expérience unique entre votre entreprise et vos collaborateurs en ligne ou votre communauté. Comme la majorité du public urbain jouit actuellement de l’accès aux médias sociaux, un contenu basé aux supports de communication digitale influe facilement sur la visibilité de vos marques. Le digital offre d’ailleurs aux participants absents des fonctionnalités supplémentaires pour accéder aux contenus et au replay de l’évent.

Par ailleurs, une bonne organisation d’un événement ordinaire exige la mise en place d’une plateforme d’action précise. En plus de la recherche d’une salle de réception, vous devrez vous assurer de l’installation adéquate pour les matériels et de l’accès aux infrastructures indispensables comme des vestiaires, des cabines d’interprétation, etc. En outre, si votre entreprise souhaite atteindre plus de publics intéressés pour l’événement physique, sa promotion sur le web et les réseaux sociaux est de rigueur. Ce qui revient à un coût beaucoup plus élevé que celui d’un événement à distance.

Pour mettre en œuvre des événements en présentiel comme un team building, un séminaire ou une conférence, l’organisation ne se limite pas à trouver une date idéale et des lieux équipés pour recevoir les invités. Il faut miser sur des présentations soignées et des animations ludiques pour se démarquer des autres entreprises et pour susciter l’envie de l’audience ou des participants. Ce qui n’est pas une affaire simple ! Toutefois, le digital apporte des facilités d’adaptation et des solutions alternatives aux événements physiques, mais il faut les utiliser à bon escient.

Nos conseils pour bien organiser un événement digital

L’erreur que les entreprises doivent éviter dans la digitalisation d’un événement est de calquer la configuration du présentiel sur sa version digitale. Ce qui signifie que le contenu et l’animation prévus pour le présentiel ne devront pas être reproduits identiquement vers le digital. Leur présentation devra être plus condensée de manière à retenir l’attention du public en ligne ou de vos collaborateurs à distance. La durée d’un événement digital est généralement plus courte bien qu’il nécessite un temps de préparation supérieur à celui d’un événement physique.

Afin d’organiser un événement sur-mesure et mener une expérience digitale réussie, vous ne devrez pas sous-estimer l’importance du test en amont. Cette séance est consacrée à la vérification du matériel de communication visuelle et sonore pour s’assurer de l’interaction en direct entre différents intervenants en visio. Le travail de test doit également inclure la sélection du format le plus approprié à votre vidéo et le plus compatible à la plateforme de diffusion. A cet effet, il est recommandé d’organiser les évents digitaux comme une réunion, un séminaire ou un team building en ligne avec des conseils professionnels et l’assistance d’une agence qualifiée.

Faire appel à une agence événementielle digitale s’avère être un moyen pertinent pour réussir votre live ou votre rencontre en visio. Un établissement spécialisé sera en mesure de vous offrir des solutions complètes pour digitaliser vos évents physiques auprès d’un public plus large ou pour renfoncer le lien entre vos collaborateurs en télétravail. Mise à part l’accompagnement d’une équipe d’experts, une agence spécifique dispose d’une stratégie adaptée, appuyée sur des outils de communication innovants pour les adeptes du web et des réseaux sociaux. Votre entreprise peut compter sur notre agence sise à Paris pour réaliser l’intégralité de votre évènement virtuel.