Le numérique s’améliore de jour en jour et offre une nouvelle gamme de solutions de communication à distance. Organiser un événement digital en visioconférence représente une façon de mettre la technologie au service de l’événementiel. Un moyen de communication virtuelle à part entière, la vidéoconférence propose un concept événementiel conforme aux stricts standards internationaux. Ce système offre une alternative efficace à l’organisation d’une conférence, d’un séminaire, d’un team building, d’une convention et de tout autre événement physique.

Bon nombre d’outils pour l’organisation des événements digitaux existent à présent. Simples à utiliser, ils permettent de réunir en visio vos collaborateurs ou vos clients du monde entier. Il est donc important de bien choisir le moyen le plus convenable à votre événement digital en visioconférence. Les entreprises devront orienter leur événement vers l’outil permettant répondre plus précisément à leurs objectifs.

La visioconférence : pour un événement digital multiplex

Le multiplex est un format spécifique idéal pour élargir les réseaux de diffusion de votre événement digital. Cette technique vous permet l’organisation d’un événement en temps réel sur plusieurs sites web. Durant la visioconférence, ce système événementiel autorise l’intervention simultanée de nombreux participants situés dans des lieux éloignés. C’est une technologie qui repose sur la diffusion numérique d’un événement sur plusieurs voies de transmission avec des codes numériques similaires à la télévision. Cette méthode confère ainsi un rendu visuel optimal et une grande fluidité d’animation.

Un événement à distance multiplex accroît non seulement la qualité de votre vidéo live, mais également sa visibilité. Ce format offre aussi une expérience digitale contribuant à la mise en œuvre de votre stratégie de marketing et social média. Il permet de faire intervenir plusieurs participants qui sont connectés sur des sites différents. Depuis leur plateforme, vos collaborateurs ou vos clients en ligne généreront des trafics qui pourront être redirigés sur le site officiel ou les réseaux sociaux de votre entreprise. Vous pourrez également y insérer un lien qui mène les participants absents vers le replay de l’événement sur votre site.

Le principal avantage du multiplex est le fait qu’il s’adapte à plusieurs modèles d’événements digitaux. Il constitue une solution de communication stable tout au long d’un séminaire à distance, une conférence en live ou réunion virtuelle. Alors, chaque membre de votre team en ligne ou chaque client accédera ainsi facilement aux données et aux animations de votre événement. La mise en place de cette technique simplifie aussi la gestion de plusieurs intervenants qu’ils habitent à Paris, en France ou ailleurs au monde. Compatible au système mobile et web, ce mécanisme multiplie les flux d’alimentation de votre data.

Les différentes solutions de visioconférence

Plusieurs choix de plateformes s’offrent à votre entreprise pour l’organisation de vos événements digitaux. Nous avons sélectionné pour vous des outils qui s’avèrent être les plus pertinents pour regrouper vos collaborateurs ou vos clients à distance. L’enjeu consiste à exploiter l’outil ou la plateforme la plus économique et la plus appropriée à votre stratégie événementielle, à votre système de communication et à votre objectif marketing. Ces solutions pourront vous aider dans le choix d’une plateforme qui correspond le plus au nombre de participants prévus et à la nature de votre évent digital.

 Zoom

Un outil phare de la visioconférence, Zoom apportent des solutions bénéfiques et sécurisées pour réaliser un événement digital en visio ou une diffusion live. Proposant des services personnalisables, cette application permet de réunir vos participants sur une seule et unique plateforme de communication. Pour sa version gratuite, Zoom limite la durée de réunion à 40 minutes et le nombre des participants à 100. Bien que cet outil propose des configurations limitées, il reste le plus prisé dans le monde de la visioconférence grâce à sa facilité d’utilisation et son interface intuitive. En réalité, Zoom offre une expérience client fluide et performante en misant sur le design virtuel et des options innovantes. Ainsi, il vous donne la possibilité de rassembler vos participants au cœur d’une salle de réunion virtuelle.

Les plus grands atouts de Zoom sont la présentation vidéo en mosaïque et les arrière-plans virtuels. Cette plateforme propose un système synchronisé pour mettre en relation vos participants et vos intervenants en ligne à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile. Outre l’importation de données et d’animations, Zoom propose aussi des options de partage d’écran. Cet outil est en mesure de vous réaliser un événement interactif à travers ses sessions de sondage et de Q&A. Vous pourrez également tirer profit de sa fonctionnalité de chat pour échanger en écrit avec vos membres pendant votre rendez-vous virtuel. Il est important de noter qu’avec cet outil, l’organisateur pourra gérer et limiter en toute sécurité les autorisations d’accessibilité à l’événement et aux contenus.

Microsoft Teams

Considérée comme un grand classique de la visioconférence, Microsoft Teams offre une excellente alternative aux réunions physiques. Idéal pour un travail en équipe, cet outil vous procure un espace événementiel collaboratif avec un niveau d’interaction important. Son principe se base sur la création d’un groupe de participants axée sur une ligne directrice. C’est ce fil d’actualité qui regroupe vos échanges d’informations et vos contenus partagés en temps réel.

Afin d’offrir une expérience virtuelle innovante à ses clients, cette plateforme enrichit sans cesse ses fonctionnalités. Pour sa version gratuite, cet outil ne limite pas le nombre de participants, mais il réduit l’accès à certaines fonctionnalités tel que, par exemple, le partage d’écran. Cet outil peut répondre de façon économique et moderne aux objectifs de tout événement digital : séminaire, conférence, réunion, etc. Outre la visioconférence liée à Skype, Teams vous donne la possibilité de démarrer des chats, partager un contenu média, gérer des applications et générer des rapports statistiques.

Cisco Webex

Cisco Webex devient un nouvel allié des entreprises pour la réalisation de leur rencontre professionnelle digitale. Au-delà d’être un outil de visioconférence et d’audioconférence, Cisco Webex s’avère être un véritable centre de partage d’idées lors d’un événement à distance. Cette plateforme garantit l’accès instantané et sécurisé de votre data, de l’animation et des interventions relatives à votre événement.

La particularité de Cisco Webex réside dans le fait qu’il n’autorise l’enregistrement de l’événement qu’à des participants privilégiés. Les Q&R, le Chat et les sondages en ligne font partie des récentes prestations proposées par son mode Webcast Events. Pratique et facile à manipuler, cette application permet aussi un partage d’écran, des dispositions vidéo configurables et des arrière-plans virtuels. Cisco Webex vous permet de réunir 25 à 200 personnes, selon le type de compte détenu par l’organisateur de l’événement.

Régie TV : des solutions de visioconférence professionnelle intégrée

Proposant un système d’interaction dynamique et moderne, la régie TV figure parmi les nouvelles tendances événementielles à Paris, en France et partout au monde. Cette technique s’appuie sur la gestion en temps réel de vos échanges à distance via des technologies événementielles de pointe, ainsi que des outils spécifiques tels que des caméras haute définition, des murs de LED, de grands écrans, des sonorisations et des éclairages professionnels. Tout au long de la réalisation de votre séminaire, convention ou conférence à distance, vous profiterez de l’accompagnement des techniciens de régie hautement qualifiés.

La location d’un plateau TV vous permet non seulement de dynamiser la diffusion de votre streaming live, mais aussi d’améliorer l’environnement de vos intervenants. Via cet outil, vous aurez aussi la capacité d’optimiser le rendu visuel offert à vos participants pendant votre visioconférence. Cette méthode s’inspire de la diffusion d’une émission télévisée en proposant un habillage graphique digne de ce nom. Fond de scène personnalisable, motion design, générique de début et sous-titrage automatique s’harmonisent aux techniques de communication pour mener à bien vos échanges professionnels en visio. Pour une production vidéo événementielle optimale, faire appel à une agence digitale sera le moyen idéal.

La visioconférence dans le cadre d’un événement phygital

Organiser un événement phygital présente une meilleure façon de donner un nouveau visage à votre événement physique. Combinant présence physique et participation à distance, ce système événementiel autorise l’interaction en temps réel entre tous vos membres durant votre visioconférence. Ce format événementiel permet à vos participants en ligne d’accéder directement au même contenu et à la même animation que vos intervenants présents sur place. Pour ce faire, il est primordial de soigner vos contenus visuels en choisissant un lieu authentique pour la section en présentiel.

Afin de mener une rencontre virtuelle efficace, il convient de choisir l’outil qui permet la communication en direct et le partage d’informations simultané entre les participants. Vous avez donc tout intérêt à disposer d’une solution de communication fiable, répondant aux besoins spécifiques de votre entreprise en cette matière. Il vous sera possible de diffuser votre événement sur les réseaux sociaux, sur les plateformes de visioconférence ou sur un site web spécialisé. L’idée est de mettre en place un système de transmission vidéo efficace qui facilite le lancement automatique de votre média inséré et qui répond à une approche cohérente au regard de votre audience.