Comment organiser un événement digital
De nos jours, tout se digitalise. C’est le cas aussi pour la sphère événementielle, secouée par de récents événements tels que manifestations, grèves, et pandémie, qui implique une nouvelle manière de communiquer. Organiser un événement digital représente plusieurs avantages : un budget moins conséquent qu’un événement présentiel, tout en permettant d’élargir son public et ainsi créer du lien.
Les événements digitaux sont certes en plein essor, mais leurs enjeux restent encore assez peu maîtrisés par les entreprises, qui ont besoin de s’appuyer sur des professionnels du métier, en particulier une agence événementielle digitale. Organiser un événement digital requiert en effet une maitrise parfaite des solutions techniques, vidéo, outils de visioconférence, diffusion streaming, et fait donc appel à un important panel de métiers.
Notre agence événementielle digitale intègre toutes les facettes de l’événementiel virtuel pour vous proposer un accompagnement sur tous les supports, pour un événement corporate ou team building clé en main.
Comment organiser un événement digital : les clés de la réussite
Louer un plateau TV
L’ingrédient incontournable de tout événement digital, c’est bien la vidéo. La vidéo est en effet le point de départ de tout projet d’événement à distance, car c’est ce produit qu’on va ensuite diffuser, en direct ou en différé, magnifier esthétiquement, avant d’être visionné par le public.
En ce qui concerne le tournage d’évents en ligne, 2 solutions principales s’offrent à vous : Le Plateau TV Webcast, ou la captation vidéo, pour tourner vos événements dans le lieu de votre choix.
Notre agence dispose de son propre studio TV entièrement équipé à Paris pour l’organisation de tous types d’évents : conférences, séminaire en ligne, dit webinaire, vidéos promotionnelles, ou encore team building et animations en ligne, très prisés par exemple à Noël, avec intégration de participants en visioconférence. Notre équipe est spécialisée dans l’événementiel digital d’entreprise, et vous guidera sur les solutions les plus adaptées à votre brief, votre budget, et vos contraintes.
Nous avons à cœur de vous livrer une réalisation vidéo de qualité, qui boostera votre image d’entreprise grâce à une stratégie événementielle qui se veut dans l’ère du temps, à la fois connectée et innovante.
Nous travaillons également avec l’ensemble des plateaux webcast d’Ile de France afin de proposer la configuration qui conviendra le plus à votre cahier des charges et à vos projets d’événements.
Le Studio 144 - Plateau Webcast à Paris
La captation vidéo
En choisissant la captation vidéo, c’est l’événement digital qui vient à vous. Nos équipes se déplacent à Paris et partout en France, en mettant à votre disposition savoir-faire et matériel technique pour réaliser des événements qui vous ressemblent. Flexible selon le format, la captation vidéo est idéale lors d’un événement dit hybride ou phygital, où une partie du public physique est présent, et où l’autre partie des invités suit à distance. La captation vidéo est également très utilisée lors de team building virtuel, et principalement pour une animation culinaire en live, très en vogue en entreprise dernièrement pour noël 2020, perçue comme une nouvelle manière de faire la « fête », à l’heure où la France était en plein confinement.
La plateforme de diffusion
Un autre point d’orgue de tout e-événement, c’est la diffusion. Le canal de diffusion doit être adapté au public ciblé. L’arbitrage se fait généralement entre une diffusion publique, sur les réseaux sociaux, ou une diffusion privée, via une plateforme dédiée.
La création d’une plateforme web n’est pas un poste à négliger, car elle participe pleinement à l’expérience clients en se présentant comme vitrine de votre événement, tant sur le plan visuel, qu’ergonomique : création d’un lien personnalisé au nom de l’événement ou de l’entreprise, inscription via identifiants et mots de passe, fluidité et simplicité d’utilisation …
Les participants pourront y retrouver tous les outils nécessaires au bon déroulement de vos évents grâce à différents onglets : liste des intervenants, programme du séminaire, module de chat en one to one …
La force marketing et commerciale d’une plateforme digitale dédiée, c’est bien la totale gestion des participants, permettant le chiffrage en live du public connecté, puis la récupération de data, et une maintenance le Jour J pour assurer son bon fonctionnement.
Notre équipe web vous accompagne dans la mise en place de sites web dédiés à vos événements, dans le respect de votre stratégie de communication et de votre charte graphique.
Serveurs de streaming
Le streaming est la clé de toute diffusion en live sur internet. Comme pour une émission TV en direct, il est essentiel de maîtriser ce qu’on appelle les serveurs de streaming, car sans un flux optimal, c’est toute la qualité de la retransmission de votre séminaire ou team building, qui est remise en jeu. Notre agence événementielle s’est équipée des meilleurs outils de stream pour vous garantir une diffusion sécurisée et en continu de votre live.
Notre plateau TV dispose de la fibre dédiée pour maximiser la bande passante et ainsi garantir la meilleure expérience à vos invités, clients et partenaires.
Habillage graphique
Au même titre que le visuel d’une plateforme de diffusion, c’est le travail autour de l’habillage graphique et de la création de contenu multimédia qui détermine l’image de l’événement et de l’entreprise auprès de ses clients et collaborateurs. Notre agence dispose d’un studio de création événementiel et communication visuelle en interne, où une équipe créative et forte de propositions mettront leurs idées et leur expérience au service de votre stratégie de communication pour sublimer vos événements digitaux.
Génériques, boucles d’attente, fonds animés, motion design ou animations graphiques, tels sont les formats incontournables qui détermineront l’aspect visuel de votre événement, que vos invités et/ou clients retiendront. Parce que la vitesse de lecture une image ou une vidéo est 60000 fois plus rapide qu’un texte, le travail de votre contenu audiovisuel est essentiel à chaque évents digitaux.
Dans les coulisses d’un événement digital
Outre les outils et savoir-faire techniques qui sont primordiaux à chaque événement digital ou hybride, certains métiers, invisibles à l’écran, sont pourtant inhérents à l’organisation global d’un événement en ligne.
Le maquillage plateau
Comme lors d’une émission de TV, il est important de préparer les intervenants de façon à ce qu’ils apparaissent sous leur meilleur jour face à la caméra, et éviter ainsi les brillances et autres imperfections qui pourraient être mises en évidence par la lumière du plateau.
Un timing réservé au maquillage doit donc être prévu dans l’organisation du tournage.
Le media training
L’événementiel digital s’étant massivement développé suite à la pandémie de Covid-19, être à l’aise face à la caméra est un exercice encore trop peu fréquent pour beaucoup d’intervenants. C’est là qu’intervient le media training. Le media training est une technique d’entraînement pensée pour les directeurs d’entreprises et autres représentants pour accroitre leurs capacités à prendre la parole de façon claire, concise et précise, à la manière d’un journaliste ou d’une personnalité politique.
Votre propos mérite d’être parfaitement optimisé pour un format digital, c’est pourquoi nous travaillons avec des journalistes spécialisés en media training pour vous conseiller et appréhender cet exercice dans les meilleures conditions. Notre équipe se compose également de journalistes et animateurs prêts à vous accompagner pour l’animation de séminaire, débat, team building et animations à distance.
L’importance des tests en amont
Bien souvent boudés par les clients, les tests en amont sont pourtant très utiles sur les événements tournés en live afin de limiter au maximum les risques d’erreurs le jour J. Une des règles d’or de notre agence est bien de sécuriser chacune de nos prestations en réalisant des répétitions dès que la configuration s’avère nécessaire. D’une part pour les speakers en plateau, qui se sentiront davantage à leur aise, mais surtout pour les intervenants en duplex, où la connexion internet, le type d’ordinateur et de webcam, et leur orientation face à la caméra sont des facteurs majeurs qui influenceront la qualité de leur intervention et du rendu final.
Evénement digital : faire appel à une agence pour une prestation tout compris
Vous l’aurez compris, l’organisation d’évents digitaux ne s’improvise pas ! Certains postes demandent des compétences précises et la gestion de l’ensemble demande une parfaite coordination pour une production finale à la hauteur de vos attentes.
La coordination de l’ensemble de ces facteurs est le rôle clé de toute agence événementielle digitale, pour vous proposer un événement clé en main et sans accroc, de la prise de brief, au storytelling, jusqu’à la diffusion sur le support de votre choix. Notre équipe reste à l’écoute de tous vos projets, et met son expertise de la sphère digitale et ses idées novatrices au service de votre communication et de vos objectifs.